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Cómo mandar faxes desde el ordenador

¿Hay que remitir un escrito para efectuar un trámite con una compañía de seguros? Por fax, claro. Esta tecnología se mantiene en algunas empresas como forma preferida de recibo y expedición de documentos oficiales o que requieran firma, como los contratos. Durante décadas ha sido el método más veloz para administrar impresos sin importar distancias, aunque hoy en día el correo electrónico le supera en prestaciones y prontitud. Sin secuestro, ya no son necesarias las máquinas de fax para cursar faxes porque cualquier ordenador puede suplirlas. Adicionalmente, se pueden contratar servicios que permiten manejar el fax desde el correo electrónico.

Fax desde el módem

Los sistemas operativos permiten remitir faxes con la única condición de que se posea un módem y esté conectado a la roseta telefónica. Actualmente, ya no resulta habitual que este ingenio se incluya por defecto adentro de los ordenadores de sobremesa pero sí lo suelen aguantar los portátiles.

De esta guisa, el software que incorporan los sistemas operativos se encarga del remesa y admisión de faxes y de conquistar que el módem comunique los datos precisos para que en el otro flanco de la confín la máquina lo interprete correctamente y convierta el mensaje otra vez en papel.

La delantera de que el ordenador se trasforme en fax se encuentra en que no es necesario imprimir ausencia ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional, sino que el documento se envía desde el PC. Así, se pueden mandar faxes a partir de lo escrito en un procesador de textos, en una hoja de cálculo, la impresión de una página web o un pacto, por poner unos ejemplos. Por otra parte, los contenidos recibidos se muestran en pantalla y el heredero puede optar cuáles imprime seguidamente.

La superioridad de que el ordenador se convierta en fax se encuentra en que no es necesario imprimir mínimo ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional

Por otra parte, si se dispone de un escáner, las posibilidades aumentan porque entonces el ordenador se puede usar de forma similar al fax, con la salvedad de que primero se debe obedecer el documento como imagen y a posteriori iniciar el proceso de emisión. Como la mayoría de los faxes sólo transmiten en blanco y cabreado, conviene convertir las imágenes a escalera de grises para obtener mejor calidad. Asimismo se debe tener en cuenta que si se quieren adjuntar varios documentos distintos, lo más práctico es juntarlos en un solo remesa para que sea más rápido mandarlo.

El remisión de fax en Windows

En Windows XP hay que instalar el software de expedición y recibo de faxes, que no se activa por defecto. Así, en la opción de “Amplificar y quitar programas” del Panel de Control, se debe hacer clic en “Pegar o quitar componentes” y marcar “Servicios de Fax”. A continuación, se deben seguir las instrucciones para completar la instalación.

En Windows XP hay que instalar el software de giro y admisión de faxes, que no se activa por defecto, y en Panorama sólo se encuentra en las versiones “Business” y “Ultimate”

Para configurarlo, se debe entrar en la Consola de Fax, lo que se realiza desde “Todos los Programas”, en el menú Inicio. Esta consola debe estar encendida si se quieren percibir faxes. Para cursar documentos, lo más práctico consiste en utilizar el menú de impresión de cada software, porque Windows crea automáticamente una impresora para suministrar la tarea.

En cada aplicación que genere documentos de texto se debe ir a dicho menú y clasificar el fax en puesto de la impresora habitual. En ese momento, comienzan unas instrucciones que guían al adjudicatario por todos los pasos necesarios. Desde invertir una hoja de presentación con un mensaje previo, hasta los destinatarios y los datos de contacto. En Windows Perspectiva el proceso es similar, aunque la aplicación que maneja el fax se denomina “Fax y Escáner de Windows” y sólo se encuentra en las versiones “Business” y “Ultimate”.

En GNU-Linux se cuenta para esta tarea con el software de recta de comandos eFax. La interfaz gráfica más popular para utilizarlo es Efax-Gtk. que ofrece la posibilidad de instalar un paquete que dota al sistema operante de la capacidad de mandar y cobrar faxes. Mac Os X, por su parte, integra esta tecnología en el menú de impresión de los programas.

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Fax integrado con el correo electrónico

Encima de la opción de expedir los faxes desde el sistema activo, diversos servicios intermedian con esta tecnología, de forma que el sucesor mande y reciba documentos a través del correo electrónico y que los destinatarios los lean en máquinas de fax.

Varios servicios permiten que el agraciado mande y reciba documentos a través del email y que los destinatarios los lean en máquinas de fax

Esta característica se suele complementar con un número de teléfono potencial, idéntico a los convencionales, pero que no precisa de una ringlera telefónica adicional. De esta guisa, se ahorran costes como el de la propia máquina, el tóner, las hojas y la cuota mensual de la tangente y, por otra parte, se apetencia agilidad porque se pasa a usarlo de forma similar al correo electrónico. Por sus características, esta opción concuerda mejor con profesionales o pymes que suelan cobrar faxes. Por otra parte, estos servicios registran y almacenan los faxes recibidos y enviados, lo que permite un control maduro.

Así, sólo se debe escribir un correo electrónico a la dirección “número de teléfono@proveedor de fax” y adjuntar el documento que se quiere remitir. En cambio, para percibir faxes sólo se debe proporcionar el número aparente y estos llegarán al correo electrónico.

Estos servicios ofrecen encima la posibilidad de personalizar la careta de presentación y el encabezado de las hojas enviadas y suelen remitir el mensaje en un adjunto en PDF o en el formato de imagen TIFF. Por otro costado, resulta habitual que ofrezcan igualmente la posibilidad de remitir faxes desde su propia web.

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